Conclusies vrijwilligersbijeenkomsten

1. Vrijwilligersbijeenkomst oktober 2021

Tijdens de vrijwilligersbijeenkomst in oktober 2021 hebben wij met elkaar gesproken over wat wij als vrijwilligersorganisatie nog méér kunnen doen in de wijk. We bespraken met elkaar óók waar wij onszelf konden verbeteren. Alle ideeën, maar liefst 48 in totaal, werden op post-its genoteerd en verzameld. Inmiddels zijn hieruit conclusies getrokken.

De vragen die wij met elkaar bespraken waren: 

• Als je terug in de tijd kunt gaan, wat zou je aan onze huidige organisatie en manier van werken als eerste veranderen?
• Als je als WIL-vrijwilliger totaal iets anders mag doen bij WIL in je buurt, wat zou dat dan zijn?
• Als je 50.000 euro vrij mag besteden aan projecten in de buurt, wat ga je dan doen?
• Als je naar de toekomst van WIL in je buurt kijkt, hoe ziet die er dan uit? Wat doen we dan als organisatie en voor wie? 

Eigenlijk zijn we best tevreden over hoe WIL in je buurt op dit moment werkt. Wij ervaren niet te veel bemoeienis, hoewel wij ervoor moeten waken dat de organisatie niet te stroperig wordt. “Hou de korte lijnen vast” is een belangrijke aanbeveling. 

Soms zouden we wel wat meer duidelijkheid willen over de vraag waar de grens ligt van onze hulp. Bijvoorbeeld: helpen bij aankleden. Of onkruid wieden bij mensen die zelf kinderen op fietsafstand hebben. Toch willen we niet dat daar regels ‘van bovenaf’ voor komen. Wij vinden dat de vrijwilliger dit heel goed zelf in kan schatten, al dan niet in overleg met een coördinator. En als het heel problematisch wordt, dan komt het vanzelf wel via het kernteam bij het bestuur. 

Een concrete aanbeveling is wel dat in een training aandacht besteed wordt aan het ‘omgaan met grenzen’. 

Mag je rijden in de auto van een cliënt? 

Stel: een cliënt heeft aanpassingen in zijn of haar auto. Het is lastig en tijdrovend om die aanpassingen over te zetten in je eigen auto, dus spring je achter het stuur van de auto van de cliënt. Mag dat?
Stel: je wilt geen gedoe over de kosten van benzine en je springt even in de auto van de cliënt om een boodschap te doen. Mag dat? 

Dit was een van de vragen, die gesteld werden. Het antwoord moesten we navragen bij de juridische afdeling van de Domstadpolis en hun antwoord is duidelijk: “Nee, dit mag niet.” Eventuele schade in een dergelijke situatie wordt niet gedekt door de Domstadpolis. We moeten dan ook adviseren: niet doen. 

Korte lijntjes 

“Zorg ervoor dat de organisatie niet te bureaucratisch wordt” was een van de aanbevelingen. Een plattere organisatie werd hiermee bedoeld.  

Op dit moment hebben wij een bestuur op afstand, een kernteam en dan per team een overleg. De coördinatoren van de burenhulpdiensten komen daarnaast 3 x per jaar bij elkaar voor een zogenaamd ‘coördinatorenoverleg’. 

We gaan in 2022 een test doen. Als het coördinatoroverleg begint, komen in het eerste uur ook de leden van het kernteam naar dit overleg. Het kernteam vergadert daardoor minder vaak, en wordt in feite uitgebreid met alle coördinatoren. Hierdoor wordt het beleid ook veel directer vanaf de ‘werkvloer’ gemaakt. De test is geslaagd als wij kunnen concluderen dat het kernteam door deze test afgeschaft kan worden. 

Bereikbaarheid  

“Zorg ervoor dat je beter bereikbaar wordt” was ook een van de aanbevelingen. Gedacht werd vooral aan het verlengen van de openingstijden van de telefoondienst, het in de buurthuizen aanwezig zijn van een locatieteam èn aan het toegankelijker maken van de informatie op onze website. 

Het verlengen van de openingstijden van de telefoondienst zal binnen het telefoonteam besproken worden. 

Een locatieteam denken wij deels gevonden te hebben in de vorm van een onlangs opgericht netwerk dat ten doel heeft het leven van senioren prettiger te maken.  

De informatie op onze website is door team communicatie opgepakt. Kijk eens op de pagina wilinjebuurt/activiteiten. Met deze pagina heeft WIL in je buurt een supertoegankelijke overzicht van hobby’s en activiteiten in onze wijk.  

Eenzaamheid 

‘Eenzaamheid’ is met stip het onderwerp waarvan jullie massaal aangeven dat daar nog veel te doen is. Jullie suggesties gaan heel breed: van projecten tegen het pesten tot en met een project waarbij mensen, die hun partner verloren hebben, worden opgevangen. 

Hoe we hier precies mee om moeten gaan, zullen we in 2022 verder gaan uitwerken. Het kan best zo zijn dat wij vanuit het perspectief van ‘eenzaamheid’ naar WIL in je buurt moeten gaan kijken, en dat dat de paraplu wordt waaronder wij gaan samenwerken. Maar mogelijk kiezen we ook voor een nieuwe dienst of nieuwe pijler. 

Jongeren 

Als jullie ‘jongeren’ noemen, bedoelen jullie dat tweeledig: WIL in je buurt zou moeten verjongen, en WIL in je buurt zou meer aandacht moeten besteden aan projecten voor jongeren.

Wat betreft de verjonging: we proberen dit al, maar gemakkelijk is het niet. Hulp van jullie kunnen we hierbij heel goed gebruiken. Als je een jongvolwassene spreekt, geef haar of hem dan de tip om eens bij WIL in je buurt te gaan helpen. Wij zullen komend jaar in VARnws meer verhalen publiceren over hoe nodig het werk is dat wij doen, in de hoop ook jongeren aan te spreken. 

Wat projecten voor jongeren betreft. Wie van jullie wil daar met ons verder over praten? Moeten we niet een werkgroepje samenstellen dat gaat kijken wat wij als WIL in je buurt voor jongeren kunnen betekenen? Moeten we gaan  samenwerken met organisaties als JOU (Jongerenwerk Utrecht)? Moeten we aan LBO of MBO-studenten stageplekken gaan aanbieden, waarbij ze mee kunnen lopen met een vrijwilliger? 

Zie jij het zitten om hierover mee te denken? Meld je aan, of meld je dochter, zoon, kleindochter of kleinzoon aan: communicatie@wilinjebuurt.nl. 

Nieuwe diensten 

Als nieuwe diensten werden door jullie onder andere genoemd ‘sociaal administratieve ondersteuning’, ‘maaltijdvoorziening’, ‘hulp bij dementie’, ‘opruimcoach’ en ‘hulp bij verhuizingen’. Wij zullen al deze nieuwe diensten meenemen in het marktonderzoek dat wij in maart willen laten doen door studenten van de Hoge School Utrecht. Deze studenten zullen jullie suggesties gaan combineren met wat de inwoners van de wijk er zelf van zeggen. Zodat we met een goed doordacht en onderzocht plan nieuwe diensten kunnen opzetten.  

50.000 euro 

Nee, we zijn er nog niet. Het is een lange nieuwsbrief geworden, maar we vinden het heel belangrijk om jullie ideeën en suggesties goed terug te koppelen en niet af te raffelen. We hadden namelijk ook nog een vraag over wat je zou doen met 50.000 euro op zak. Leuke vraag met hartverwarmende antwoorden: 

• Aanschaffen van professioneel gereedschap (heggenscharen, grasmaaiers e.d.) om ons werk nóg beter te kunnen doen
• De buurt vergroenen
• Maaltijden organiseren per buurt en wijk
• Een groot project opzetten tegen eenzaamheid
• Een cultuurhuis opzetten met eigen initiatieven
• Een buurtmobiel kopen
• Een kinderspeeltuin aanleggen
• Een project tegen pesten regelen
• Alle verkeersdrempels verwijderen, en de buurt autoluw maken
• Sportmogelijkheden maken op de weinige groene plekken in de wijk
• Een groot jongerenproject opzetten
• Leuke vakantie of dagje uit voor de vrijwilligers

Inmiddels is voor de klussendienst een elektrische heggenschaar (met verlengsnoer) aangeschaft, die geleend kan worden. Deze ligt in het kantoortje van WIL in buurtcentrum Weide Wereld. Als de schaar toevallig al is uitgeleend, reserveer je hem via een intekenlijst, die door het telefoonteam wordt beheerd.

2. Vrijwilligersbijeenkomst mei 2022

Ideeën tijdens de vrijwilligersbijeenkomst van 13 mei 2022

Flipover 1: hoe kunnen wij nieuwe vrijwilligers aantrekken?

• Visitekaartjes achterlaten op diverse plaatsen
• Ikzelf? Bekenden aanspreken
• Advertentie / Open dag
• Via – via
• Artikelen aanleveren voor publicatie in lokale kranten
• Naam WIL is niet aantrekkelijk
• Bij computerhulp vertellen over WIL activiteiten
• AD reportage Wat is WIL
• Flyeren Flyeren Flyeren
• TIKTOK filmpjes inzetten
• Zoektocht naar vrijwilligerswerk > zingeving
• Collega-vrijwilligersorganisatie
• Andere vrijwilligersorganisatie
• Via facebookpagina Vleuten
• Vindbaarheid WIL vergroten: lerend effect, nuttig, gezellig
• VAR VAR VAR VAR
• Via Radio M RTV
• U in de wijk
• Kraam WIL bij braderie, markt, supermarkt

Flipover 2: hoe verhogen we de zichtbaarheid en vindbaarheid van WIL?

• Kraam bij markten en braderieën
• Mond op mond reclame via de vrijwilligers
• Mensen proberen om te bereiken via facebook. Kan dat?
• Mensen wijzen op en verwijzen naar WIL
• Meerdere visitekaartjes delen met je klant
• Visitekaartjes achterlaten op diverse plaatsen. Hele jaar rond!
• Open dagen
• Braderie
• Bibliotheek (folders)
• Wijkcentra
• Vrijwilligers als ambassadeurs voor andere activiteiten
• Facebook pagina Vleuten
• Interview met RTL of andere
• Bibliotheken + fysio
• Veel in buurthuizen folderen + Castellum
• AD reportage
• VAR
• Huisarts folders bij alle gezondheidscentra

Flipover 3: besturen op afstand. Wat vind jij dat het bestuur moet doen?

• Wat bedoel je hiermee?
• 1 x onleesbare notitie: Via de ….
• Zorg dat de organisatie goed loopt
• Overkoepelend
• Zorgen dat er voldoende mensen (vrijwilligers) zijn
• WIL zichtbaar maken
• Goede contacten met andere instellingen
• Aansturen coördinatoren en bewaken
• Medische achtergrond klanten bijv. dementie / epilepsie
• Interne communicatie, bijv. intern doorgeven adreswijziging
• Zijn de vrijwilligers WA verzekerd?
• WIL veranderen in ?.  WIL wat is dat, ook een persoonsnaam
• Criteria voor wie wel en niet gebruik mag maken van WIL. Hoezo is een groot huis een NIET?
• Is het mogelijk om bij iemand die begeleid woont iets te doen?
• Gebruik netwerk

Flipover 4: wat is mijn rol? Wat kan beter? Wat wil ik nog meer?

• Meer contact met mijn collega’s van de burenhulp vervoer heb ik nodig
• Een soort vignet (‘esculaap’) voor gratis parkeren
• De mogelijkheid geven om benodigde materialen aan te schaffen, b.v. printer of cartridges
• Tuinklussen aanschaf onkruidbrander
• Moeten aanvragers zelf gereedschap hebben?
• Vrijwilligers een EHBO cursus laten volgen < EHBO Haarrijn (verkorte cursussen) >2022 of 2023
• Tevredenheidsonderzoek klanten
• Geld over van klussendienst > vrijwilligerswerk faciliteren
• Workshop nee zeggen
• Vooral zo doorgaan!

Flipover 5: wat zou WIL nog meer kunnen doen?

• Mensen uit isolement halen
• Duo fietsen met ouderen/’beperkte’ bewoners. Bij Wielrevelt is er één beschikbaar. Bespreken € 12,50 per keer en € 150 borg < betaald door WIL ! > 1ste / 2de helft 2023
• Aanbieden gezamenlijk spelletjes doen (biljarten, sjoelen)
• Spullen naar Stits brengen
• Bredere interpretatie van klussen/klusjes  > opruimen, wegbrengen afval
• Opruimhulp. Er bestaan opruimcoaches
• Klein schilderwerk (of is dit al klussendienst?)
• Belastinghulp > via Buurtteam mogelijk: GRATIS!!

Flipover 6: wat is je beste/leukste/meest lerende ervaring bij WIL?

• Op vrijdagmiddag vraag voor vervoer, op maandagochtend was het geregeld!
• Als dank voor regelen voor moeder een bloemetje ontvangen.
• Een echtpaar wil dat ik de hele dag blijf praten na afloop klus.
• Boodschappen doen voor ‘gezellige’ mensen  > =gezelligheid= dankbare
• De dankbaarheid om mensen te helpen. Voldoening
• In beperkte tijd > zichtbaar resultaat
• De gezelligheid
• Samenwerking als groep vrijwilligers
• Bij Abrona klussengeld aanbieden
• Tompoezen van de bakker gekregen omdat ik boodschappen doe voor andere mensen

Je meest ‘lerende’ ervaring bij WIL

• Niet iedereen loopt even hard als jij
• Doordouwende klant niet zomaar geloven. “Vrijwilliger heeft echt gezegd dat ik voor de 4de keer de tuinklus mag aanvragen”
• Dat niet iedereen altijd waardeert wat je voor ze doet
• Ook ‘nee’ durven zeggen!
• Beperken tot tuinklussen
• Zelf je tijd beheren!
• Kan langer duren dan mensen willen